Первая поставка на склад Озон: основные требования и шаги процесса

Озон — один из крупнейших маркетплейсов в России. Размещать на нем свои товары может абсолютно каждый желающий при наличии соответствующих документов. Расскажем, как организовать первую поставку на склад Озон.

Шаг первый: проверка статуса системы ЭДО

Через систему электронного документооборота нужно передать универсальный передаточный документ УПД-2 и саму заявку на поставку. Озон советует подключать системы ЭДО, с которыми он работает напрямую: это «Сфера.Курьер» и «Контур.Диадок».

Проверить статус ЭДО легко в настройках личного кабинета. Для этого нужно перейти в раздел «Документооборот» и убедиться, что функционал активен.

На заметку: ЭДО понадобится только в том случае, если вы планируете работать по схеме продаж со склада Ozon — FBO. При продажах с собственного склада электронный документооборот подключать не требуется!

Случаи, когда подключать ЭДО необходимо:

1. При реализации ювелирных изделий.
2. Когда товар поставляется на склады «Тверь», «Хоругвино-негабарит», в распределительные центры.
3. При продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке в системе «Честный знак» или сертификации в «Меркурии».

В остальных случаях ЭДО не требуется.

Шаг второй: заполнение заявки на поставку

Важный момент: начинать сборку и упаковку поставки до одобрения заявки не рекомендуется, чтобы не делать двойную работу. При оформлении система может автоматически назначить для своих товаров разные склады. Если поставки собраны в одном отправлении (например, на паллете), потребуется все разбирать и упаковывать заново.

Для заполнения нужно перейти в раздел «Продажа со склада Ozon» личного кабинета продавца. Здесь нужен раздел «Заявки на поставку».

Открывается меню выбора региона. Здесь следует выбрать склад из предложенного списка, поставив галочку напротив подходящего.

При выборе можно посмотреть предельный объем отгрузки. Например, для складов в Новосибирске и Екатеринбурге это будет максимум 500 литров.

Далее нужно определить, каким образом мы будем доставлять наш товар на склад «Озона». Есть два варианта: самостоятельно или при помощи кросс-докинга — платной услуги доставки товара с любого из пунктов приема. Если выбран второй способ — нужно поставить переключатель «Кросс-докинг» в активное положение.

Заявка почти готова — осталось только загрузить товары, которые будем отправлять. Сделать это можно двумя способами: добавить из каталога поштучно или массово загрузить из XLS-файла (Excel).

Следует нажать на кнопку «Добавить из каталога» и перейти в раздел с ранее созданными карточками. Здесь нужно поставить флажки напротив нужных позиций и нажать «Создать».

В раздел «Отклоненные» попадают товары, которые не получится добавить в заявку, например:

• не прошедшие модерацию при создании карточки;
• без штрих-кода;
• которые не могут быть приняты на выбранном складе.

Такие позиции нужно удалить, устранить ошибки, а затем добавить снова.

Разные категории продукции хранятся на разных складах Ozon. Если в поставке окажутся такие позиции, они автоматически будут распределены по разным доступным складам в пределах одного региона.

Шаг третий: выбор времени и даты поставки

Дата и время выбираются в соответствующей графе. Для выбора даты и времени нужно нажать «Записаться» — откроется меню. Пустые ячейки в нем свободны для записи, серые — недоступны

Если навести курсор на ячейку с подходящей датой, автоматические появится время поставки. Если оно не устраивает, его можно изменить.

На заметку: отгрузка возможна не ранее, чем через 12 часов после оформлении заявки. А если товар не прибыл в течение 96 часов, была неправильно заполнена форма или отсутствует УПД, заявка отменится автоматически.

Шаг четвертый: заполнение УПД-2

Теперь нужно заполнить универсальный передаточный документ — УПД-2. Он находится в заявках на отправку в разделе «Документация». 

Следует нажать «Сформировать» УПД и заполнить следующие поля:

1. Номер документа (УПД-2).
2. Дата (она указывалась при выборе даты и времени)
3. Грузоотправитель. Это может быть интернет-магазин, курьерская служба или транспортная компания.
4. Адрес грузоотправителя. 
5. Должность, фамилия, имя и отчество. Здесь указывается должность сотрудника, который подписал УПД при помощи ЭЦП.

Теперь нужно нажать кнопку «Сформировать», после чего система автоматически загрузит XML-файл с УПД-2 на наш компьютер. Останется лишь подписать документ при помощи электронной цифровой подписи и отправить его в ООО «Интернет-решения» (название юридического лица Ozon) в системе электронного документооборота.

Шаг пятый: заполнение данных о грузовых местах, автомобиле и водителе

Нужно кликнуть по наименованию склада в списке — в открывшемся меню появляется пункт «Грузовые места». Здесь следует указать общее количество паллет и коробок. Максимальное количество грузовых мест — 500. Одним грузовым местом считается один паллет или одна коробка. Например, если в нашем отправлении 3 коробки и 1 паллета, то всего грузовых мест будет 4.

Теперь можно скачать и распечатать ярлыки. Они находятся в разделе «Грузовые места». Если на этот момент в системе ЭДО не переданы документы УПД-2, при скачивании ярлыков возникнет уведомление об ошибке. Ярлык наклеивается на каждое грузовое место — паллету или коробку.

Теперь можно перейти к заполнению данных об автомобиле и водителе.

Эта информация требуется для оформления пропуска на въезд на территорию Ozon.

Здесь есть несколько нюансов:

1. Груз будет перевозить несколько автомобилей. В этом случае необходимо написать в техподдержку, нажав кнопку внизу экрана личного кабинета. Здесь нужно выбрать тему «Отгрузка со склада Ozon (FBO)» и в открывшемся меню перечислить другие автомобили и данные водителей.
2. Поставку везет транспортная компания, и вы не знаете точно данные автомобиля и водителя при заполнении заявки. В этом случае стоит быть на связи с администрацией ТК и, как только информация появится, быстро заполнить графу «Автомобиль и водитель». То же самое следует сделать, если транспортная компания, например, поменяла водителя.

Если все сделано правильно, в строке с поставкой можно будет скачать готовый пропуск. Его следует распечатать и передать водителю. Пропуск предъявляется при въезде.

Нужно проверить, что товар правильно промаркирован и упакован, и затем можно отправляться в Ozon.

Требования к автомобилям

Если вы товар привозится на паллетах, к автомобилю предъявляется ряд требований:

1. Автомобиль должен иметь кузов с задней разгрузкой.
2. Ширина двери разгрузочного проема — 2 м или больше, задний борт располагается на высоте 0,8 м от земли или выше.
3. Двери автомобиля открываются на 270 градусов и более.
4. Покрытие пола позволяет выгружать товары с помощью электропогрузчика.

В случае, когда товар доставляется в коробках и водитель разгружает их самостоятельно, вышеперечисленные требования выполнять необязательно.

Шаг шестой: проверка статуса 

Итак, заявка сформирована, оформлен пропуск, товар отвезен на один из складов Ozon. На приемку, сортировку и проверку на соответствие заявке у сотрудников, как правило, уходит не более 5 рабочих дней. По прошествии этого времени можно проверить статус поставки в личном кабинете. 

Если все в порядке, статус заявки изменится на «Исполнена», и она переместится в раздел «Завершенные».

С результатами приемки можно ознакомится в накладной. Открыть ее можно, нажав «Перейти» в списке завершенных заявок. Нужно кликнуть по номеру интересующей накладной и открыть ее.

Если с каким-то товаром возникли проблемы, он появится в столбцах «Недостачи», «Излишки» или «Брак». Если имеют место брак, недостача или излишки, система сформирует акты о расхождениях. Если вы согласны с актом, его нужно принять, а продукцию забрать для устранения недочетов.

Как становится понятно, поставка на маркетплейс Ozon — задача не самая простая. Чтобы не возникло проблем, нужно учитывать множество тонкостей и ни в чем не ошибиться. Сделать все правильно при первой поставке непросто. Компания “ВКузовок” поможет облегчить задачу: благодаря помощи наших специалистов вы сможете выйти на маркетплейсы и продавать любую продукцию при наличии соответствующих документов. Все задачи по оформлению заявки и доставке мы возьмем на себя.